Power Automate Lizenz: Kosten 2026 im Überblick

Power AutomateGlossarPower Automate ist Microsofts Plattform für Prozessautomatisierung. Damit lassen sich wiederkehrende Abläufe zwischen Apps und Diensten automatisieren, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen. ist in Ihrer Microsoft 365 Lizenz drin. Genau dieser Satz kostet die meisten Mittelständler später 13 EUR pro Nutzer und Monat. Manchmal mehr.

Das Problem liegt nicht in der Preisliste. Die ist transparent. Das Problem liegt darin, dass Power Automate zwei verschiedene Welten kennt. Eine kostenlose Welt mit Standard ConnectorenGlossarEin Connector in der Microsoft Power Platform ist ein vorgefertigter Adapter zu einem Datenquellen- oder Service-System. Standard-Connectors sind in M365-Lizenzen enthalten, Premium-Connectors erfordern eine Power-Apps-Premium- oder Power-Automate-Premium-Lizenz. wie Outlook und SharePoint. Und eine kostenpflichtige Welt mit Premium Connectoren wie SAP, SQL Server oder Salesforce. Der Sprung dazwischen passiert leise. Meist beim ersten echten Geschäftsprozess.

Dieser Artikel rechnet die vier Lizenztypen mit aktuellen Microsoft-Preisen durch, zeigt den genauen Moment des Premium-Sprungs und vergleicht zwei typische Mittelstandsszenarien: ein Fünf-Personen-Team und ein 20-Personen-Team. Plus: Was Wave 1 ab Mai 2026 an Lizenzkosten einspart.

Was wirklich kostenlos ist (und was nicht)

Jede Microsoft 365 Business oder Enterprise Lizenz enthält Power Automate. Aber nur einen genau abgegrenzten Teil.

Inklusive sind: Cloud Flows mit Standard Connectoren, ein Aktionslimit von 6.000 Aktionen pro Tag pro Nutzer ⓘ, unbegrenzte Anzahl an Flows und die Verwendung in der Standardumgebung. Standard Connectoren sind alles, was innerhalb der Microsoft Welt liegt: Outlook, SharePoint, OneDrive, Teams, Forms, Planner, To Do, OneNote, Excel Online.

Nicht enthalten sind: Premium Connectoren, Desktop Flows (also RPAGlossarRobotic Process Automation bezeichnet die Automatisierung von Prozessen durch Software-Roboter, die genau wie ein Mensch mit Anwendungen interagieren: Klicks, Tastatureingaben, Bildschirmlesen. In der Microsoft Power Platform übernimmt Power Automate Desktop die RPA-Funktion. für Klick-Automatisierung auf dem Bildschirm), AI BuilderGlossarAI Builder ist Microsofts Dienst zum automatischen Auslesen und Verarbeiten von Dokumenten in der Power Platform. Ohne Programmierkenntnisse lassen sich damit Felder wie Lieferant, Betrag oder Fälligkeit aus Rechnungen und anderen Dokumenten extrahieren. für KI-Modelle, Process Mining für Prozessanalyse und alle Bot-Szenarien ohne menschliche Aufsicht. Sobald ein Flow ein externes Geschäftssystem berührt, kippen Sie automatisch aus der M365-Welt heraus.

Das ist der wichtige Punkt. Eine Genehmigungs-Mail über Teams ist kostenlos. Eine Genehmigung, die direkt in SAP einen Bestellvorgang anstößt, kostet ab dem ersten Klick 13 EUR pro Nutzer und Monat.

Die vier kostenpflichtigen Lizenzen im Vergleich

Power Automate kennt vier Lizenzwege. Wer nicht weiß, welcher der richtige ist, kauft zu viel oder zu wenig.

Power Automate Premium: 13,00 EUR pro Nutzer und Monat ⓘ

Die Standardlizenz für Power User. Enthält alles: Cloud Flows, beaufsichtigte Desktop Flows, Process Mining, Standard- und Premium Connectoren, AI Builder Seed-Guthaben. Das tägliche Aktionslimit steigt von 6.000 auf 40.000 Aktionen. Eine Nutzerlizenz gilt mandantenweit, der Nutzer kann seine Flows in jeder Umgebung verwenden, ohne zusätzliche Lizenzen kaufen zu müssen ⓘ.

Power Automate Process: 130,00 EUR pro Bot und Monat ⓘ

Die Kapazitätslizenz für unbeaufsichtigte Bots. Wird einer Maschine zugeordnet, nicht einem Nutzer. Der Bot kann 250.000 Aktionen pro Tag ausführen. Klassischer Use Case: ein RPA-Bot, der nachts Rechnungen aus DATEV exportiert und in SharePoint ablegt. Wer Process kauft, braucht keine eigene Premium Lizenz pro Nutzer für die ausgelösten Flows.

Power Automate Hosted Process: 186,30 EUR pro Bot und Monat ⓘ

Wie Process, aber mit Microsoft-verwalteter Windows-VM. Sinnvoll, wenn Sie keine eigenen Maschinen für RPA bereitstellen wollen oder dürfen. Die VM wird automatisch hochgefahren, wenn ein Flow startet, und nach Ende heruntergefahren.

Pay-as-you-go

Nutzungsbasierte Abrechnung. Kein fester Preis pro Nutzer, sondern Abrechnung über ein Azure-Abonnement nach tatsächlich verbrauchten Aktionen. Tageslimit 15 Millionen Aktionen ⓘ. Geeignet für unregelmäßige Lastspitzen, weniger für gleichmäßigen Dauerbetrieb.

Process Mining Add-on: 4.332,40 EUR pro Mandant und Monat ⓘ

Nur als Erweiterung zu Premium kaufbar. Analysiert Logdaten aus ERP-, CRM- und anderen Systemen, um Engpässe und Automatisierungspotenziale zu finden. Für den klassischen 50-Mitarbeiter-Mittelständler überdimensioniert.

Der Premium-Connector-Sprung: der teuerste Moment

Hier liegt die Stelle, an der die meisten Lizenzkalkulationen scheitern. Sie bauen einen Flow mit Outlook und SharePoint, alles kostenlos. Dann kommt die Anforderung: der Flow soll Kundendaten aus SAP holen. Plötzlich brauchen Sie Premium.

Premium kostet aber nicht einmalig. Jeder Nutzer, der den Flow auslöst oder dessen Ergebnis nutzt, braucht eine eigene Premium Lizenz ⓘ. Ein Flow, der SAP-Daten an fünf Vertriebsmitarbeiter verteilt, kostet:

5 Nutzer × 13,00 EUR = 65,00 EUR pro Monat = 780,00 EUR pro Jahr.

Für genau diesen einen Flow.

Die zehn meistgenutzten Premium Connectoren im Mittelstand sind ⓘ:

DATEV gehört zu den Systemen ohne nativen Microsoft-Connector. Eine Anbindung läuft entweder über einen Custom Connector (HTTP, also Premium) oder über Drittanbieter-Connectoren wie CData. In beiden Fällen Premium-pflichtig.

Rechenbeispiel 1: Fünf-Personen-Team

Stellen Sie sich ein Steuerberatungsbüro mit fünf Mitarbeitenden vor. Bestehende Microsoft 365 Business Premium Lizenzen für alle. Drei Use Cases sollen automatisiert werden.

Use Case 1: Urlaubsanträge. Mitarbeiter füllt Forms aus, Power Automate leitet an die Kanzleiinhaberin, Genehmigung läuft per Teams. Connectoren: Forms, Teams, Outlook. Alles Standard. Lizenzkosten: 0 EUR.

Use Case 2: Mandantendaten-Synchronisation DATEV nach SharePoint. Ein Flow holt nächtlich aktuelle Mandantendaten aus DATEV und legt sie als Übersicht in SharePoint ab. Läuft unbeaufsichtigt. Connector: Custom HTTP. Lizenzkosten: 1 Process Lizenz = 130 EUR pro Monat = 1.560 EUR pro Jahr.

Use Case 3: Rechnungs-Trigger an Buchhaltungsmitarbeiterin. Eingehende Rechnungsanhänge werden ausgelesen, Stammdaten gegen DATEV abgeglichen, dann landet eine Aufgabe für die Buchhaltung in Planner. Connectoren: Outlook (Standard), Custom HTTP für DATEV (Premium). Lizenzkosten: 1 Premium Lizenz für die Buchhaltungsmitarbeiterin = 13 EUR pro Monat = 156 EUR pro Jahr.

Summe Jahr eins: 1.716 EUR. Ob sich das rechnet, hängt vom Stundensatz und der eingesparten Bearbeitungszeit ab. Faustregel: Schon eine Stunde eingesparte Sachbearbeitung pro Woche bei 40 EUR Stundensatz deckt die Jahreskosten von Use Case 2 und 3.

Rechenbeispiel 2: 20-Personen-Team

Fertigungsbetrieb mit 20 Mitarbeitenden. Microsoft 365 Business Premium für alle. ERP-System: SAP S/4HANA. Drei Power User in IT und Office, der Rest produktiv in der Fertigung. Drei Use Cases.

Use Case 1: Abwesenheitsplan. Standard-Workflow über Teams und Outlook. Lizenzkosten: 0 EUR.

Use Case 2: Auftragsbestätigungen aus SAP an Vertrieb. Ein Flow zieht jede Stunde neue Auftragsbestätigungen aus SAP, baut PDFs und sendet sie an drei Vertriebsmitarbeitende. Connector: SAP ERP (Premium). Da der Flow Daten an drei Personen sendet, brauchen diese drei Personen Premium. Wer den Flow baut und pflegt (1 Power User), braucht ebenfalls Premium. Lizenzkosten: 4 Premium = 52 EUR pro Monat = 624 EUR pro Jahr.

Use Case 3: Nächtliche Materialbestellungen. Ein RPA-Bot prüft nachts Lagerbestände in SAP, vergleicht mit Mindestbeständen und legt automatisch Bestellanforderungen an. Läuft unbeaufsichtigt. Lizenzkosten: 1 Process Lizenz = 130 EUR pro Monat = 1.560 EUR pro Jahr.

Summe Jahr eins: 2.184 EUR.

Die Versuchung in dieser Größenordnung: Premium für alle 20 Nutzer kaufen. Das wären 3.120 EUR pro Monat, also 37.440 EUR pro Jahr. Mehr als das 17-Fache der eigentlich nötigen Summe.

Tipp: Nicht sicher, welche Lizenz Sie wirklich brauchen? Der KI-Kompass macht ein Lizenz-Audit und mappt Ihre Use Cases auf Standard- oder Premium Connectoren in einem halben Tag.

Wave 1 2026: Was Sie ab Mai sparen können

Ab Mai 2026 wird das Feature Share Process license capacity across workflows allgemein verfügbar ⓘ. Übersetzt: Eine einzelne Process Lizenz für 130 EUR pro Monat kann jetzt von bis zu 25 Cloud Flows gemeinsam genutzt werden. Voraussetzung sind sogenannte Flow Groups in einer Lösung.

Bisheriger Stand: Wer drei unbeaufsichtigte Flows mit geringem Volumen hatte, brauchte oft drei Process Lizenzen. Neuer Stand: Eine Lizenz reicht, wenn die Summe der Aktionen unter 250.000 pro Tag bleibt. Für einen Mittelständler mit fünf kleinen RPA-Szenarien bedeutet das eine Ersparnis von bis zu 6.240 EUR pro Jahr (vier eingesparte Process Lizenzen).

Im Juni 2026 folgt ein verbessertes Lizenz-Dashboard, das pro Lizenz zeigt, wie viele Aktionen tatsächlich verbraucht werden. Microsoft adressiert damit ein langjähriges Schmerzthema: dass viele Unternehmen ihre Lizenzen nicht voll ausnutzen, aber das nicht sichtbar machen können.

Die häufigsten Lizenzfehler im Mittelstand

Drei Muster wiederholen sich:

Fehler 1: Premium für alle Nutzer. Premium ist nicht der M365-Ersatz, sondern der Aufschlag für die wenigen, die wirklich Premium Connectoren nutzen oder Flows bauen. In den meisten Mittelständlern reicht die kostenlose Variante für den Großteil der Belegschaft, weil nur Power User und Flow-Verantwortliche überhaupt Premium Connectoren oder Desktop Flows nutzen.

Fehler 2: Process Lizenz vergessen. Wer mit Desktop Flows unbeaufsichtigte Automatisierung baut (zum Beispiel nächtliche Datenexporte), braucht zusätzlich zur Premium-Entwicklerlizenz eine Process Lizenz für die Maschine. Sonst läuft der Flow schlicht nicht.

Fehler 3: Aktionslimits ignoriert. Bei intensiver Nutzung greifen die Tageslimits unbemerkt. Ein Flow, der einen Standard-Nutzer auf 6.000 Aktionen pro Tag bringt, läuft am Mittag in die Drosselung und produziert keine Ergebnisse mehr. In diesem Fall ist Pay-as-you-go oder Premium nötig.

Bereit für Ihren nächsten Schritt?

Lizenzlogik wird teuer, wenn sie nachträglich angepasst werden muss. Der KI-Kompass ist der ideale Einstieg: In einem strukturierten Workshop mappen wir Ihre konkreten Automatisierungs-Use-Cases auf die richtige Lizenz, bevor Sie kaufen. Ohne IT-Vorkenntnisse. Ohne Risiko.

Ergebnis: eine Use-Case-Liste mit klarer Empfehlung pro Lizenz, dazu eine Pilotarchitektur für den ersten Flow. Den Rest der Lizenz-Diskussion können Sie damit sofort intern abkürzen.

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